Уважаемая, Мулатка!
Правильно говорите, что нужно читать нормативные акты, а не Письма с разъяснениями МНС, а теперь Минфина, только, ведь, в ПБУ 94н не предусмотрена рекомендуемая Вами проводка: Дебет 90.2 Кредит 50, на субсчете 90.2 отражается себестоимость продаж.
А процедуру расчетов с подотчетными лицами смотрите в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40). Задолженность то вы отразите за ним(администратором), а как он ее будет закрывать.